Printer adalah salah satu perangkat yang paling sering bekerja di kantor. Mulai dari mencetak dokumen, invoice, laporan, hingga berbagai kebutuhan administrasi lainnya. Karena dipakai hampir setiap hari, banyak orang bertanya-tanya, sebenarnya berapa lama umur printer kantor?
Jawabannya tidak bisa disamaratakan. Ada printer yang masih bekerja dengan baik setelah 8 tahun, tetapi ada juga yang baru berumur 2 tahun sudah sering rusak. Semua tergantung dari cara penggunaan dan perawatannya. Nah, supaya printer di kantor kamu bisa bertahan lebih lama, yuk kenali faktor-faktor yang mempengaruhi umur printer berikut ini.
Berapa Lama Umur Printer Kantor?
Secara umum, printer kantor bisa bertahan sekitar 3 hingga 7 tahun. Bahkan, jika dirawat dengan baik dan digunakan sesuai kapasitasnya, beberapa printer bisa bertahan lebih dari 8 tahun.
Namun, usia tersebut bukan hanya dihitung dari lamanya pemakaian, melainkan juga dari seberapa sering printer digunakan setiap harinya. Misalnya, printer yang hanya mencetak puluhan lembar setiap hari tentu akan lebih awet dibanding printer yang dipaksa mencetak ribuan lembar setiap minggu.
1. Volume Cetak Sangat Berpengaruh
Setiap printer memiliki batas kemampuan cetak atau yang sering disebut monthly duty cycle. Kalau printer dirancang untuk mencetak sekitar 2.000 lembar per bulan, tetapi setiap bulan dipaksa mencetak 6.000 lembar, komponen di dalamnya akan lebih cepat aus. Karena itu, pilih printer yang sesuai dengan kebutuhan kantor agar tidak bekerja melebihi kapasitasnya.
2. Perawatan yang Rutin Membuat Printer Lebih Awet
Banyak orang baru membawa printer ke teknisi saat sudah tidak bisa digunakan. Padahal, printer juga membutuhkan maintenance rutin. Beberapa perawatan sederhana yang bisa dilakukan antara lain:
- Membersihkan debu pada bagian luar dan dalam printer.
- Mengecek kondisi roller dan cartridge.
- Membersihkan print head (khusus printer inkjet).
- Mengganti komponen yang mulai aus sebelum benar-benar rusak.
Perawatan kecil seperti ini bisa memperpanjang umur printer secara signifikan.
3. Gunakan Tinta atau Toner yang Berkualitas
Menggunakan tinta atau toner yang asal murah memang terlihat hemat di awal. Namun, kualitas yang kurang baik bisa menyebabkan hasil cetak buruk, nozzle mampet, hingga merusak komponen printer. Kalau dilakukan terus-menerus, biaya perbaikannya justru bisa lebih mahal daripada selisih harga tinta berkualitas.
4. Jangan Memaksa Printer Bekerja Terus-Menerus
Printer juga butuh waktu untuk “beristirahat”. Kalau harus mencetak ratusan lembar sekaligus, sebaiknya beri jeda beberapa menit agar mesin tidak terlalu panas. Kebiasaan memaksa printer bekerja tanpa henti bisa mempercepat kerusakan pada roller, motor, hingga komponen elektronik di dalamnya.
5. Tempat Menaruh Printer Juga Penting
Sering kali hal ini dianggap sepele. Padahal, printer sebaiknya ditempatkan di ruangan yang bersih, kering, dan tidak terkena sinar matahari langsung. Debu yang menumpuk bisa masuk ke dalam mesin dan mengganggu proses pencetakan. Selain itu, hindari meletakkan printer di tempat yang lembab karena bisa mempengaruhi kondisi komponen elektronik.
Tanda-Tanda Printer Sudah Mulai Menua
Kalau printer mulai menunjukkan beberapa gejala berikut, bisa jadi usianya memang sudah mulai menurun:
- Hasil cetak sering bergaris atau buram.
- Kertas sering macet.
- Proses mencetak menjadi jauh lebih lambat.
- Muncul suara berisik saat digunakan.
- Sering muncul error meskipun tinta atau toner masih penuh.
- Harus sering diservis dalam waktu yang berdekatan.
Kalau masalah seperti ini terus berulang, mungkin sudah saatnya dilakukan pengecekan menyeluruh atau mempertimbangkan penggantian printer.
Kapan Sebaiknya Printer Diganti?
Tidak semua printer yang rusak harus langsung diganti. Kalau kerusakannya masih ringan, biasanya cukup dilakukan perbaikan atau penggantian komponen tertentu. Namun, jika biaya servis sudah terlalu sering keluar, performanya terus menurun, dan pekerjaan kantor mulai terganggu, membeli printer baru bisa menjadi pilihan yang lebih hemat dalam jangka panjang.
Rawat Printer Sebelum Rusak
Banyak perusahaan menganggap printer hanyalah alat pendukung. Padahal, ketika printer tiba-tiba rusak, pekerjaan bisa ikut terhambat, dokumen terlambat dicetak, bahkan pelayanan kepada pelanggan bisa terganggu.
Karena itu, jangan tunggu printer benar-benar mati total baru diperiksa. Dengan perawatan rutin dan penggunaan yang benar, umur printer bisa jauh lebih panjang dan biaya perawatan pun jadi lebih hemat.
Kalau printer, komputer, jaringan, atau perangkat IT di kantor mulai sering bermasalah, Success Comp siap membantu. Mulai dari maintenance rutin, perbaikan perangkat, instalasi jaringan, hingga konsultasi kebutuhan IT perusahaan, semuanya ditangani oleh teknisi berpengalaman. Jadi, operasional kantor tetap lancar tanpa harus repot menghadapi masalah IT yang datang tiba-tiba.