Data adalah salah satu aset paling berharga bagi sebuah perusahaan. Mulai dari data pelanggan, laporan keuangan, dokumen proyek, hingga database bisnis semuanya harus dijaga dengan baik. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang baru melakukan backup setelah terjadi masalah.
Padahal, kehilangan data bisa disebabkan oleh banyak hal. Mulai dari hard disk rusak, server error, virus ransomware, human error, hingga bencana yang tidak bisa diprediksi. Lalu, seberapa sering sebenarnya perusahaan harus melakukan backup data? Yuk, simak penjelasannya!
Apakah Backup Harus Dilakukan Setiap Hari?
Jawabannya tergantung pada aktivitas perusahaan. Kalau perusahaan kamu setiap hari membuat atau mengubah banyak data, maka backup harian adalah pilihan yang paling aman. Dengan begitu, kalau terjadi masalah hari ini, data yang hilang hanya perubahan dalam waktu yang sangat singkat.
Sebaliknya, kalau aktivitas data tidak terlalu tinggi, backup mingguan mungkin masih cukup. Namun, tetap perlu mempertimbangkan seberapa penting data tersebut bagi operasional bisnis.
Frekuensi Backup Berdasarkan Kebutuhan
Supaya lebih mudah dipahami, berikut gambaran frekuensi backup yang umum digunakan.
1. Backup Harian
Cocok untuk perusahaan yang memiliki transaksi setiap hari, mengelola database pelanggan, menggunakan sistem ERP atau software akuntansi dan menyimpan data yang terus diperbarui. Backup harian membantu meminimalkan kehilangan data jika sewaktu-waktu terjadi gangguan.
2. Backup Mingguan
Backup mingguan bisa diterapkan jika perubahan data tidak terlalu sering, misalnya pada perusahaan yang sebagian besar dokumennya bersifat arsip atau tidak banyak mengalami pembaruan. Namun, tetap pastikan data penting yang baru dibuat tidak menunggu terlalu lama untuk dicadangkan.
3. Backup Bulanan
Backup bulanan biasanya digunakan sebagai arsip jangka panjang. Meski begitu, backup bulanan tidak disarankan menjadi satu-satunya backup karena resikonya terlalu besar jika terjadi kerusakan sebelum jadwal backup berikutnya.
Jangan Hanya Punya Satu Salinan Data
Salah satu kesalahan yang masih sering dilakukan adalah hanya menyimpan backup di satu tempat. Misalnya, semua data dicadangkan ke hardisk eksternal yang disimpan di dekat server. Kalau terjadi kebakaran, banjir, atau pencurian, server dan backup bisa hilang sekaligus.
Karena itu, sebaiknya simpan backup di lebih dari satu lokasi. Misalnya:
- Hard disk eksternal.
- NAS (Network Attached Storage).
- Cloud storage.
- Server cadangan di lokasi berbeda.
Semakin lengkap strategi backup, semakin kecil risiko kehilangan data.
Terapkan Aturan Backup 3-2-1
Kalau ingin sistem backup lebih aman, kamu bisa menerapkan metode 3-2-1 yang banyak digunakan oleh perusahaan. Artinya simpan 3 salinan data, gunakan 2 media penyimpanan yang berbeda, simpan 1 salinan di lokasi yang berbeda atau di cloud. Dengan cara ini, perusahaan tetap memiliki cadangan data meskipun salah satu media penyimpanan mengalami kerusakan.
Jangan Lupa Cek Hasil Backup
Backup yang berhasil dibuat belum tentu bisa dipulihkan. Karena itu, lakukan pengecekan secara berkala untuk memastikan file backup benar-benar bisa digunakan saat dibutuhkan. Tidak sedikit perusahaan yang baru menyadari backup mereka rusak ketika sedang mencoba mengembalikan data yang hilang.
Gunakan Backup Otomatis
Kalau masih mengandalkan backup manual, kemungkinan lupa melakukannya cukup besar. Solusinya adalah menggunakan sistem backup otomatis. Dengan jadwal yang sudah ditentukan, proses pencadangan akan berjalan sendiri tanpa harus menunggu seseorang mengingatkannya. Selain lebih praktis, cara ini juga membuat perlindungan data menjadi lebih konsisten.
Backup Adalah Investasi untuk Keamanan Bisnis
Banyak perusahaan berpikir backup hanya diperlukan oleh bisnis besar. Padahal, perusahaan kecil maupun menengah juga memiliki risiko kehilangan data yang sama. Biaya membuat sistem backup jauh lebih kecil dibanding kerugian akibat data hilang, operasional terhenti, atau harus memulai semuanya dari awal.
Karena itu, jangan menunggu sampai server rusak atau terkena serangan ransomware baru mulai memikirkan backup. Semakin cepat kamu memiliki sistem backup yang baik, semakin aman juga data perusahaan.
Kalau kamu ingin membangun sistem backup yang aman atau memastikan data perusahaan selalu terlindungi, Success Comp siap membantu. Mulai dari instalasi server, konfigurasi backup otomatis, maintenance perangkat IT, hingga konsultasi keamanan data perusahaan, semuanya ditangani oleh tim yang berpengalaman. Dengan begitu, kamu bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa perlu khawatir kehilangan data penting.