Setiap kali karyawan baru bergabung atau karyawan lama meninggalkan perusahaan, ada rangkaian pekerjaan IT yang ikut terpicu: menyiapkan laptop dan akun, memberi akses, lalu pada akhirnya mencabut akses dan menarik kembali perangkat. Ketika proses ini tidak terstruktur, dampaknya cukup nyata. Karyawan baru menunggu berhari-hari untuk perangkat yang siap, sementara akses karyawan yang sudah keluar masih aktif dan laptop perusahaan tidak jelas keberadaannya.
Artikel ini membahas IT onboarding dan offboarding dari sudut pandang praktis, dengan alur HR Event → IT Action → Asset Update. Anda akan menemukan checklist untuk persiapan perangkat, pemberian akses, serah terima, pengembalian aset, serta cara menyusun SOP yang menghubungkan HRGA dan tim IT.
Apa Itu IT Onboarding dan IT Offboarding?
Pengertian IT Onboarding
IT onboarding adalah rangkaian proses menyiapkan perangkat, akun, dan akses IT bagi karyawan baru, agar mereka dapat bekerja sejak hari pertama. Alurnya: New Employee → Device Assignment → Configuration → Deployment → Handover → Asset Registration.
Pengertian IT Offboarding
IT offboarding adalah rangkaian proses menutup akses dan mengembalikan aset IT ketika karyawan meninggalkan perusahaan. Alurnya: Employee Exit → Access Revocation → Device Return → Data Protection → Asset Verification → Reassignment / Disposal.
Mengapa HR dan IT Perlu Bekerja Sama
Informasi tentang siapa yang masuk dan keluar berasal dari HR, sedangkan tindakan teknisnya dilakukan IT. Tanpa komunikasi yang terstruktur, IT bisa terlambat mengetahui karyawan baru yang akan masuk atau karyawan yang sudah keluar. HR menjadi pemicu proses, IT menjadi pelaksana, dan data aset menjadi catatan bersama.
Mengapa Proses IT Onboarding Penting?
Memastikan Perangkat Siap Digunakan
Perangkat yang sudah dikonfigurasi dan diuji sebelum hari pertama membuat karyawan dapat langsung bekerja, bukan menunggu proses setup.
Mempercepat Produktivitas Karyawan Baru
Waktu tunggu perangkat dan akses yang berkurang memungkinkan karyawan baru fokus mempelajari pekerjaan.
Menjaga Standar Konfigurasi
Proses yang konsisten membuat setiap perangkat dikonfigurasi dengan standar yang sama, sehingga lebih mudah dikelola dan didukung.
Memastikan Akses Sesuai Kebutuhan Pekerjaan
Akses yang diberikan sesuai role mengurangi risiko akses berlebih dan memudahkan pengelolaan hak akses.
IT Onboarding Checklist Karyawan
Gunakan tabel berikut sebagai acuan. Isi dan detailnya dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
| Item | Hal yang Dipastikan | Status |
|---|---|---|
| Identitas karyawan | Nama, posisi, divisi, tanggal mulai bekerja, dan atasan langsung dikonfirmasi HR | ☐ |
| Penentuan perangkat | Jenis perangkat sesuai role dan standar perusahaan ditetapkan | ☐ |
| Asset number dan serial number | Perangkat yang dialokasikan memiliki kode aset dan serial number yang tercatat | ☐ |
| User account | Akun pengguna dibuat sesuai ketentuan | ☐ |
| Akun email dan pengaturan dasarnya disiapkan | ☐ | |
| Software | Aplikasi yang dibutuhkan sesuai role terpasang dan berlisensi | ☐ |
| Network access | Akses jaringan dan sumber daya yang dibutuhkan diberikan | ☐ |
| Printer dan peripheral | Printer, monitor, dan perangkat pendukung terhubung dan diuji | ☐ |
| Serah terima perangkat | Perangkat diserahkan kepada karyawan dan serah terima didokumentasikan | ☐ |
Identitas Karyawan dan Penentuan Perangkat
Pemicu proses adalah informasi dari HR. Pastikan IT menerima data karyawan baru dengan jeda waktu yang cukup sebelum tanggal mulai bekerja. Penentuan perangkat sebaiknya mengacu pada standar berdasarkan role, bukan keputusan satu per satu.
Asset Number dan Serial Number
Hubungkan perangkat dengan karyawan melalui asset number dan serial number sejak awal agar riwayat penggunaan dapat dilacak.
User Account, Email, Software, dan Network Access
Berikan akses sesuai kebutuhan pekerjaan dan kebijakan perusahaan. Dokumentasikan akses apa saja yang diberikan agar mudah dicabut saat offboarding.
Printer dan Peripheral
Pastikan perangkat pendukung yang akan digunakan sehari-hari terhubung dan berfungsi, termasuk akses ke printer yang relevan.
Serah Terima Perangkat
Catat siapa menerima, kapan, dan perangkat apa saja yang diserahkan. Bentuk dokumen mengikuti ketentuan masing-masing perusahaan.
Checklist Persiapan Perangkat Sebelum Hari Pertama
Persiapan teknis sebaiknya selesai sebelum karyawan tiba.
| Item | Tindakan | Status |
|---|---|---|
| Pengecekan kondisi perangkat | Periksa kondisi fisik dan fungsi dasar perangkat | ☐ |
| Instalasi operating system | Pasang atau pastikan sistem operasi sesuai standar | ☐ |
| Update dan patch | Perbarui sistem dan driver sesuai kebijakan perusahaan | ☐ |
| Instalasi software | Pasang aplikasi sesuai role | ☐ |
| Konfigurasi user | Siapkan profil dan pengaturan pengguna | ☐ |
| Konfigurasi network | Atur koneksi jaringan dan akses yang dibutuhkan | ☐ |
| Security baseline | Terapkan pengaturan keamanan sesuai kebijakan perusahaan | ☐ |
| Dokumentasi aset | Catat perangkat, pengguna, lokasi, dan konfigurasi pada database aset | ☐ |
Pengecekan Kondisi Perangkat
Jika perangkat berasal dari stok cadangan atau pengguna sebelumnya, periksa kondisinya dan pastikan data pengguna sebelumnya sudah dihapus dengan aman.
Instalasi OS, Update, dan Software
Gunakan standar konfigurasi yang sama untuk perangkat dengan role serupa agar hasilnya konsisten.
Konfigurasi User dan Network
Siapkan profil pengguna dan akses jaringan, lalu uji sebelum perangkat diserahkan.
Security Baseline
Security baseline adalah pengaturan keamanan minimum yang diterapkan pada setiap perangkat. Isinya ditetapkan oleh perusahaan sesuai kebijakan keamanan informasi masing-masing.
Dokumentasi Aset
Perbarui database aset segera, agar status perangkat dan penggunanya tercatat sejak hari pertama.
Jika perusahaan Anda sering menerima karyawan baru dalam jumlah banyak atau membuka cabang baru, menyiapkan perangkat satu per satu dapat memakan waktu tim IT. Success Comp menyediakan layanan instalasi dan deployment yang dapat mencakup standardisasi konfigurasi, dokumentasi, SOP, dan berita acara. Anda dapat mendiskusikan kebutuhan persiapan dan deployment perangkat karyawan dengan tim kami.
IT Offboarding Checklist
Offboarding yang rapi melindungi data dan aset perusahaan.
| Item | Tindakan | Status |
|---|---|---|
| Konfirmasi tanggal terakhir bekerja | HR menginformasikan tanggal terakhir kepada IT | ☐ |
| Menonaktifkan account | Akun dan akses dinonaktifkan sesuai jadwal dan prosedur | ☐ |
| Mengembalikan laptop/komputer | Perangkat utama dikembalikan dan dicatat | ☐ |
| Mengembalikan peripheral | Charger, mouse, dan aksesori lain dikembalikan | ☐ |
| Mengamankan data perusahaan | Data penting dicadangkan atau dialihkan sesuai kebijakan | ☐ |
| Mengecek kondisi perangkat | Periksa kondisi fisik dan fungsi perangkat | ☐ |
| Memperbarui asset inventory | Status pengguna dan perangkat diperbarui pada database aset | ☐ |
| Menentukan status perangkat | Tentukan perangkat dialokasikan ulang, diperbaiki, atau dilepas | ☐ |
Konfirmasi Tanggal Terakhir Bekerja
IT perlu mengetahui tanggal tersebut lebih awal agar penonaktifan akses dapat dijadwalkan tepat waktu.
Menonaktifkan Account
Nonaktifkan akun email, aplikasi, dan akses jaringan sesuai jadwal. Gunakan daftar akses yang dicatat saat onboarding agar tidak ada yang terlewat.
Mengembalikan Laptop, Komputer, dan Peripheral
Cocokkan perangkat yang dikembalikan dengan catatan aset, termasuk perangkat pendukung yang dahulu diserahkan.
Mengamankan Data Perusahaan
Pastikan data kerja penting dialihkan atau dicadangkan sesuai kebijakan sebelum perangkat dihapus atau dialokasikan ulang. Prosedur detailnya mengikuti kebijakan keamanan informasi perusahaan.
Mengecek Kondisi dan Memperbarui Inventory
Periksa kondisi perangkat dan catat temuan, misalnya kerusakan atau kekurangan kelengkapan, lalu perbarui database aset.
Menentukan Status Perangkat
Putuskan apakah perangkat dapat langsung dialokasikan ulang, perlu diperbaiki atau dirawat terlebih dahulu, atau sudah tidak layak dan masuk proses pelepasan aset.
Apa yang Terjadi Jika IT Onboarding dan Offboarding Tidak Terstruktur?
- Perangkat tidak siap — karyawan baru menunggu, produktivitas awal tertunda.
- Aset tidak terlacak — perangkat yang berpindah tangan tanpa pencatatan sulit dilacak saat audit.
- Akses masih aktif — akun karyawan yang sudah keluar tetap dapat digunakan, menimbulkan risiko keamanan.
- Data perusahaan berisiko — data pada perangkat yang tidak dikelola dengan baik dapat terpapar atau hilang.
- Proses administrasi lambat — komunikasi antara HR dan IT dilakukan ad hoc sehingga mudah terlewat.
Cara Membuat SOP IT Onboarding & Offboarding
- Tentukan PIC — tetapkan siapa yang bertanggung jawab di HR dan di IT, termasuk pengganti jika PIC berhalangan.
- Buat checklist — susun checklist onboarding dan offboarding berdasarkan jenis perangkat dan akses yang digunakan di perusahaan.
- Tetapkan standar perangkat — tentukan perangkat dan konfigurasi standar berdasarkan role.
- Hubungkan dengan asset inventory — pastikan setiap langkah menghasilkan pembaruan data aset.
- Tentukan approval — tetapkan siapa yang menyetujui permintaan perangkat, akses, dan pengecualian.
- Dokumentasikan serah terima — gunakan format serah terima dan pengembalian yang konsisten.
SOP sebaiknya ditinjau berkala dan disesuaikan ketika perangkat standar, aplikasi, atau struktur organisasi berubah.
Contoh Checklist IT Onboarding & Offboarding
Berikut ringkasan satu halaman yang menunjukkan pembagian peran antara HR, IT, dan karyawan. Pembagian dapat disesuaikan dengan struktur masing-masing perusahaan.
Checklist Onboarding
| Langkah | PIC | Status |
|---|---|---|
| Kirim data karyawan baru dan tanggal mulai bekerja | HR | ☐ |
| Alokasikan perangkat sesuai standar role | IT | ☐ |
| Siapkan perangkat, akun, email, dan akses | IT | ☐ |
| Uji perangkat dan akses | IT | ☐ |
| Serah terima perangkat dan tanda tangan | IT dan karyawan | ☐ |
| Catat aset pada database | IT | ☐ |
Checklist Offboarding
| Langkah | PIC | Status |
|---|---|---|
| Informasikan tanggal terakhir bekerja | HR | ☐ |
| Jadwalkan penonaktifan akun dan akses | IT | ☐ |
| Kembalikan perangkat dan peripheral | Karyawan | ☐ |
| Amankan atau alihkan data perusahaan | IT dan atasan | ☐ |
| Periksa kondisi perangkat | IT | ☐ |
| Perbarui database aset dan tentukan status perangkat | IT | ☐ |
Kesimpulan
IT onboarding dan offboarding adalah titik temu antara HR dan manajemen aset IT. Dengan alur HR Event → IT Action → Asset Update, perusahaan dapat memastikan karyawan baru mendapat perangkat dan akses yang siap, sementara perangkat dan akses karyawan yang keluar ditutup dan dicatat dengan benar.
Kuncinya ada pada checklist yang jelas, PIC yang ditetapkan, standar perangkat per role, dan integrasi dengan data aset. Jika perusahaan Anda membutuhkan pendampingan dalam pengadaan, konfigurasi, deployment, dan dokumentasi perangkat karyawan, silakan berkonsultasi dengan tim Success Comp.
Konsultasikan Kebutuhan Perangkat Karyawan Anda dengan Success Comp →
FAQ
1. Apa perbedaan IT onboarding dan IT offboarding? IT onboarding menyiapkan perangkat, akun, dan akses bagi karyawan baru, sedangkan IT offboarding menutup akses dan mengembalikan perangkat ketika karyawan meninggalkan perusahaan.
2. Siapa yang bertanggung jawab atas proses ini, HR atau IT? Keduanya. HR menjadi pemicu dengan menyampaikan informasi karyawan masuk dan keluar, sedangkan IT melaksanakan tindakan teknis dan memperbarui data aset.
3. Kapan perangkat karyawan baru sebaiknya disiapkan? Sebelum hari pertama bekerja. Waktu persiapan yang dibutuhkan bergantung pada ketersediaan perangkat dan kompleksitas konfigurasi, sehingga HR perlu menginformasikan IT sejak dini.
4. Apa yang perlu dilakukan terhadap data di laptop karyawan yang keluar? Pastikan data kerja penting dialihkan atau dicadangkan sesuai kebijakan perusahaan sebelum perangkat dihapus atau dialokasikan ulang. Prosedur detailnya mengikuti kebijakan keamanan informasi perusahaan.
5. Mengapa asset number dan serial number perlu dicatat saat serah terima? Pencatatan tersebut menghubungkan perangkat dengan penggunanya, sehingga riwayat penggunaan dapat dilacak dan pengembalian perangkat dapat diverifikasi.
6. Apa itu security baseline pada perangkat karyawan? Security baseline adalah pengaturan keamanan minimum yang diterapkan pada setiap perangkat. Isinya ditetapkan oleh perusahaan sesuai kebijakan keamanan masing-masing.
7. Apakah perusahaan kecil juga perlu SOP onboarding dan offboarding? Perlu, meski bentuknya dapat lebih sederhana, misalnya checklist singkat, PIC yang jelas, dan pencatatan aset yang konsisten.